政府采购的信息收集工作是一项基础工作，是政府采购主管机关的义务和责任。尽管我国目前并没有法律、法规作出这样的明确规定，但是从服务型政府的角度，则应该是政府职责的应有之义。由于政府发布的信息对市场具有很强的引导作用，因此，必须确保其信息来源的可靠性、信息内容的真实性和更新的及时性。政府采购信息收集主要包括：法律、法规资料收集，产品相关信息收集，供应商信息收集，招标代理机构信息收集和采购案例信息收集等几方面的内容。
一、信息收集的内容
信息收集的内容主要包括以下几个方面：
(1)国内外政府(地区)和国际组织采购法律、法规资料收集。政府采购工作必须在一定的制度框架内进行，以确保其公开性、公平性和公正性。为规范政府采购行为，引导供应商参与政府采购，世界各国、国际性组织以及我国中央和地方政府，都制定了关于政府采购的法律、法规，如世界贸易组织《政府采购协议》。无论是采购人、采购机构还是供应商，都应该学习和掌握政府采购方面的法律、法规，这样才能确保政府采购工作的顺利开展。因此，政府采购主管部门应该注意收集全球性国际组织、区域性国际组织、发达国家等相关的政府采购法律、法规和政策。我国政府虽然没有签署世界贸易组织《政府采购协议》，但为了规范政府采购行为，近几年来，财政部先后制定、颁布了多项政府采购管理办法和相关规则，各地方也相应出台了不少的政府采购地方性法规。特别是2002年国家正式颁布了《政府采购法》，各地方政府也出台了相应的政府采购目录标准和采购资金限额标准。对于从事采购的单位和机构而言，掌握和贯彻这些法规与政策，是必然的选择。进一步地看，如果中国在时机成熟的情况下签署了《政府采购协议》，关于政府采购方面的法律、法规的收集工作就不能仅仅限于国内，而是必须放宽到国际范围，政府采购管理机关的设立和政府采购工作的开展，必须遵循相关的国际规则。目前，我国的政府采购主要在国内市场上进行，在这种情况下，各级政府的采购人和采购机构，都要认真学习和研究政府采购方面的法律、法规，掌握相关政策，准确地按照法律和规则办事。
(2)产品信息收集。科学的政府采购必须建立在及时掌握各种产品不断变化的信息的基础之上。其原因有二：一方面，随着经济的发展和科学的进步，政府采购所涉及的产品和服务也会不断地更新和丰富；另一方面，由于现代社会生产的飞速发展，产品品种、生产技术不断更新，产品的功能结构与成本也在不断地变化。采购人或采购机构需要建立产品跟踪系统，随时掌握产品信息的变化动态，并且按照产品的类别、功能、成本、寿命周期、发展状态等内容进行统计和记录，特别是要对新产品给予充分的关注。
(3)供应商信息收集。供应商信息是政府采购信息库中必不可少的重要内容。作为政府采购的供应商，其经营资格、提供货物和服务的履约能力、市场资信程度等，都直接关系到政府采购的成败，因此，为了保障政府采购的良好效果，政府采购不仅需要有一个对供应商的评价和管理体系，而且还必须不断跟踪和了解供应商的信息，包括供应商的分类、供应商实力的调查、供应商是否转产、破产，供应商的资信记录等等。对供应商的信息进行管理所采用的普遍方法是，在收集到供应商的各种信息后，建立相关的供应商信息库进行集中管理。
(4)招标代理机构信息收集。市场经济国家的政府采购有相当比例是通过中介机构代理完成的，中介机构能够提供低成本、高效率的服务，这也已经为社会所认同。政府在选择中介机构时需要对其资质、代理能力、代理经验、信誉等方面进行考察，如果选择了能力较差的中介机构，不但会提高政府采购成本，降低采购效率，甚至会影响政府的社会信誉。因此，有必要在事前和事后做好有关招标代理机构的信息采集工作。
(5)采购案例信息收集。政府采购过程同时也是一个经验积累的过程。采购人或采购机构在采购中，可能既有成功的经验，又有失败的教训，通过对政府采购案例建立档案，可以不断从案例中吸取成功的经验，避免不必要的失误。实际上，世界上许多国家都十分注重政府采购案例的资料整理工作，如美国《商业日报》政府采购网络版中，就有专门的政府采购案例的内容，以供社会和政府采购专业人士查阅和参考。
为了确保信息的真实性和准确性，在完成初次信息的收集工作后，政府采购负责部门与相关信息的提供单位(部门)还应该对原始信息进行校准。在确认无误后应将原始文件交由信用评价机构确认，并进行备案。
二、信息收集的方式
政府采购信息收集工作涉及面广、专业性强、工作量大，应该配备专门的人员和队伍，充分利用采购业务活动的机会与现代化的技术手段来收集相关的采购信息，其中的主要方式有以下几种：
(1)开展行业与新产品信息研究，建立新产品信息调查队伍。通过专门人士长期跟踪调查各种行业的新产品以及新供应商的发展动向，掌握各类产品的最新进展，包括其功能、技术规格、适用范围、成本状况等情况。这种方式对工作人员的专业要求较高，且由于政府采购所涉及的产品范围广泛，因此，如果由政府直接雇用专业人员来开展这项工作会花费大量的成本，这与政府采购的初衷是相违背的，可以考虑通过委托中介组织或研究机构来承担这项工作。
(2)采购人定期在有关报纸和刊物上发布征集关于供应商和新产品的消息，或者直接向供应商发出询问单。在现代市场经济社会，媒体在收集信息方面具有强大的功能。因此，一种方法是通过媒体征集。凡是对政府采购有兴趣的供应商，都会积极主动地向采购人或采购机构提供其新产品的相关信息，从而有利于采购人扩大其信息收集渠道。另一种方法则是直接向供应商发出询问单，这种方式的优点在于它能够使政府只需要付出很小的代价就能较准确地掌握供应商和新产品的有关信息，其缺点在于供应商出于商业机密等原因往往不愿意向政府提供过多的商业信息，因此，政府通过这种方式所获得的信息往往是不全面的。
(3)利用社会资料。政府采购的某些信息直接来源于政府统计资料和向社会公开的各种资料。例如，通过政府对供应商情况的统计、政府相关的资格认证、政府各种检查的结果、政府部门组织评选出优秀产品或企业、良好的市场评价和社会评价等，都可以了解并掌握相关采购产品和服务的信息及其生产企业的信息。此外，政府采购部门还可以通过媒体、互联网等方式获得国际市场，各方面产品和供应商的信息。这种方式较上种方式成本更低，但它同样存在信息不完整的缺陷。
(4)采购人本身的信息来源。采购人经常进行各种采购活动，在采购活动中必然获得大量的关于产品和供应商的信息。对于这些信息也应该加以整理并充分利用。
