政府采购档案的规范管理状况将直接关系到政府采购工作的质量。政府采购档案要从源头抓起，建立专门的档案管理组织，各级政府采购机构应选配政治觉悟高、责任心强、热爱档案管理工作并经相关机构培训合格，熟悉政府采购业务的人员到档案管理工作岗位。
已归档的档案，应按档案登记顺序放入指定的铁皮卷柜中，摆放整齐，目录清楚。采购档案的保管应“以防为主、突出重点、立足长远、保证当前”。所谓“防”即是要按防火、防霉、防虫、防鼠、防尘等要求建设库房，配备档案装具等。要消除各种可能损坏档案的不利因素，最大限度地延长政府采购档案载体寿命，维护档案的系统性和完整性。加强采购档案的安全管理工作，防止采购档案采编及保管期间有遗失、涂改、调换及损坏等情况的发生。
为保证政府采购档案的安全、保密、不遗失，必须认真执行《政府采购文件档案阅读、外借保密制度》、《政府采购文件档案外借程序》等。按审批程序借、查阅的相关人员对采购档案内容应有保密义务。采购文件中的供应商投标文件，因涉及供应商的商业机密，没有得到有关方面的许可，不得对外提供。
政府采购档案的销毁必须有严格的程序，先由档案管理人员列出政府采购档案销毁清册和提出意见，报有批准权限部门审批，同意销毁的采购档案必须到指定的工厂或地点实行监销，未经批准，不得销毁。
做好档案管理既可以缩短政府采购调研工作，降低政府采购成本，节约财政支出，同时亦可提高工作效率又能从根本上促进党风廉政建设，全面促进政府采购工作的健康发展。
